Trabalhar em forma de proyecto

          1 . Diagnóstico de la realidad

• Detectar as necessidades e analisar os problemas existentes, as suas causas, próximas e distantes, até chegar à raiz, a necessidade prioritária e dar uma solução: O que é o mais urgente que devemos priorizar para gerar uma mudança nesta realidade?
• Envolver as pessoas no projeto, escutar as dificuldades e aspirações. É importante que os destinatários se envolvam e participem na elaboração do projeto para que ele provoque uma verdadeira autopromoção.

          2. Programação

a) Formulação de objetivos:

Estabelecer um objetivo geral que responda à necessidade prioritária detectada e mostre a futura realidade positiva que o projeto pretende alcançar a longo prazo (que melhoria ou mudança significativa queremos alcançar a longo prazo). Normalmente coincide com o título do projeto.

Os objetivos são escritos no infinitivo e incluem a finalidade (para). Contêm ideias-força presentes nas finalidades e meios da Associação: evangelização, promoção juvenil, prevenção, formação de líderes ou animadores comunitários, formação profissional, desenvolvimento comunitário, autopromoção, educação para a solidariedade e cooperativismo, serviços socioculturais.

O objetivo geral é especificado em objetivos específicos (claros, concretos, avaliáveis e mensuráveis) que descrevam os efeitos esperados para os beneficiários (que efeitos obterão os beneficiários como resultado do projeto). Hoje em dia a tendência é trabalhar com um único objetivo específico, pois, na prática, cada objetivo específico constitui um projeto diferente.

          b) Estabelecimento de resultados:

Resultados que se desejam alcançarem com o projeto. Metas ou produtos que o gestor do projeto deve garantir durante a vida do projeto.

          c) Ações a serem tomadas:

Programação de ações ou intervenções concretas em que a relação meios-fins seja claramente apreciada. Descrição de cada uma das atividades correspondentes ao objetivo, considerando:

• • Os conteúdos: que etapas concretas implicam em cada ação.
  • Os métodos concretos: diferentes formas de realizar uma atividade. A formação pode ser realizada através de aulas, workshops, leitura pessoal, estudo em grupo.

A temporalidade: duração das ações. Horas por semana, dias e horários concretos, número de semanas ou meses necessários (data de início e término), etc.

           d) Pessoas e meios:

Elabora uma lista de pessoas e recursos ou meios materiais para a realização do projeto, indicando quais temos e quais queremos alcançar.

Designar um responsável para cada atividade, levando em consideração a sua capacidade para a tarefa e a sua disponibilidade de tempo. Nesta fase, é muito importante trabalhar em rede, promover a participação de todas as pessoas envolvidas no projeto e contactar outros grupos que queiram atingir o mesmo objetivo; outros ramos da família vicentina, Caritas, etc.

Elaborar um orçamento o mais realista possível, discriminando as despesas de execução do projeto e as receitas e contribuições que temos. O orçamento é calculado na moeda local, em dólares americanos ($ US), ou euros (€), dependendo do local onde será apresentado. A contribuição local não deve ser inferior a 30% do valor total do projeto. O responsável deve ser meticuloso na obtenção de comprovativos de todas as despesas (facturas oficiais e outras), para comprovar que as despesas estão de acordo com o orçamento aprovado pelo organismo e para fazê-lo chegar nos prazos estabelecidos.

           e) Calendário:

Estabelecer o calendário do nosso projeto tendo em conta a duração que atribuímos a cada uma das atividades, bem como para as diferentes etapas ou fases do projeto.

           3. Execução – seguimento

Quando, como e quem realizará cada atividade? A nível local, regional e nacional. Atividade: metodologia, pessoas, recursos materiais, tempo e avaliação.

Atribuição de tarefas aos participantes:

• • Ordem cronológica de tarefas.
  • Definição dos responsáveis para tomarem decisões.

À medida que o projeto vai sendo executado, uma pessoa ou equipa ficará encarregue de acompanhar o trabalho realizado e estabelecer formas muito concretas de avaliar o projeto em relação aos seus objetivos, os resultados obtidos e as novas realidades que vão surgindo. Que resultados concretos foram obtidos com a gestão do projeto? Que novas realidades surgiram como resultado deste projeto?

Uma boa avaliação pode identificar:

• • os resultados positivos e sucessos obtidos,
  • as dificuldades internas encontradas, e
  • os fatores externos, além do controle do projeto, que tiveram um impacto positivo ou negativo na realização dos objetivos.

Todos os objetivos e resultados devem ter indicadores para medir o seu cumprimento, que podem ser quantitativos, qualitativos ou comportamentais. Desde o início é fundamental refletir sobre que elementos podem garantir a continuidade do projeto: pessoas, estruturas, financiamento, colaboradores. O trabalho na forma de projeto tem um efeito gerador ou multiplicador: a partir dos problemas identificados na análise da realidade e dos resultados obtidos, podem ser criados novos projetos que dão continuidade ao primeiro e / ou o complementam. Existem outras necessidades urgentes que devemos atender para continuar o trabalho iniciado?

Para apresentar um projeto a uma instância nacional, continental ou internacional, a Associação precisa de ter reconhecimento civil no país. 

As organizações podem ser públicas ou privadas, civis ou eclesiais. Cada organização tem os seus próprios requisitos e prioridades ao conceder ajuda. Para apresentar um projeto a uma organização eclesial, é necessário que a Associação tenha um reconhecimento da Conferência Episcopal do país ou pelo menos do Ordinário do lugar, e que o projeto tenha uma dimensão claramente evangelizadora ou de serviço. Para as organizações públicas do Estado, será dada prioridade a projetos que não tenham caráter confessional e que tenham uma percentagem clara de participação.

Critérios muito importantes a serem levados em consideração:

• Em qualquer projeto sob responsabilidade da JMV, a participação económica da Associação deve ser muito clara. Precisamos de mentalizar o nossos membros para assumirem o suporte financeiro dos projetos da Associação. Se queremos promover a responsabilidade e a cultura da autopromoção nos nossos projetos, deve ficar claro qual a intervenção que terão os destinatários, qual será a sua participação e contribuição.
• Geralmente, nenhuma organização financia mais do que 70% do custo total de um projeto, não devemos abordar nenhuma organização solicitando assistência financeira se não tivermos garantido anteriormente outras fontes que nos permitam dar resposta a pelo menos 30% do custo total.

O Conselho Internacional e o Secretariado Internacional criarão um “Serviço de Projetos” no Secretariado Internacional como uma instância de formação, informação e gestão de projetos para a Associação. Este serviço é responsável por:

a) Formação e informação

Os Conselhos Nacionais procurarão os meios para capacitar os seus membros nesta metodologia de trabalho. O Secretariado Internacional está comprometido com:

• Estimular os Conselhos Nacionais e orientá-los nesta tarefa,
• Oferecer recursos de formação através da página web,
• Fornecer informação sobre possíveis organizações e agências de ajuda.

b) Gestão de projetos

O «Serviço de Projetos» tem como prioridade obter recursos para apoiar o funcionamento da JMV a nível internacional (Conselho e Secretariado): manutenção do Secretariado, formação de voluntários, visitas a países, encontros internacionais, publicação de materiais de formação, etc.

No entanto, está aberto para orientar os Conselhos Nacionais que desejam solicitar ajuda financeira de organizações internacionais usando o nome de JMV.

• Em cada país, os conselhos locais, regionais ou provinciais que desejam aceder a subsídios, devem dialogar previamente com o Tesoureiro Nacional, que identificará possíveis organizações e pessoas doadoras no próprio país e informará sobre os requisitos concretos que solicitam e irá estabelecer as diretrizes concretas a seguir.
• Anualmente, o serviço de projetos pedirá aos tesoureiros nacionais informações sobre a gestão de projetos no seu próprio país, sucessos alcançados, dificuldades, percentagens de participação da própria Associação nos projetos, etc.
• Para solicitar projetos a organizações internacionais, civis e eclesiais, usando o nome JMV, é necessária a autorização por escrito do «serviço de projetos» da JMV Internacional. Essa autorização só será concedida a:

a) Projetos autorizados por Conselhos Nacionais estáveis, que normalmente mantêm comunicação regular com o Secretariado.

b) Países onde a Associação é canónica e civilmente reconhecida.

c) Projetos cuja viabilidade e continuidade sejam claramente expressas.

d) Projetos que já possuem pelo menos 30% do financiamento total.

e) Projetos em que é prestada informação detalhada sobre quais as organizações locais, regionais ou nacionais (públicas e privadas) foram previamente consultadas e qual a resposta que deram. Uma vez que estes requisitos tenham sido cumpridos, o “serviço de projetos” fornecerá orientação sobre organizações concretas a serem atendidas e requisitos específicos que elas solicitam. É imprescindível que o responsável responda às solicitações do “Serviço de Projetos” ou da organização financiadora, com prontidão e prestando todas as informações adicionais solicitadas, sem omitir dados. Quando estes requisitos não são cumpridos, a organização financiadora pode considerar o projeto abandonado e solicitar a devolução do dinheiro.

A nossa intenção é estimular todos os nossos membros e conselhos a assumirem esta «nova» metodologia de trabalho, que nos permitirá crescer qualitativamente como Associação nos próximos anos. É de vital importância que estas reflexões cheguem à base, a cada membro dos centros e grupos locais, para que todos nós (como Associação) caminhemos na mesma direção. Confiamos esta tarefa a cada um dos Conselhos Nacionais. Esperamos que cada país possa ter pelo menos uma reunião destinada a formar os nossos membros sobre este tema. E que possamos contar com um gestor de projetos por cada Conselho Nacional num futuro próximo. Entretanto, o «Serviço de Projetos» do Secretariado Internacional irá encarregar-se de responder aos objetivos para os quais foi criado, promovendo esta nova forma de pensar e fazer em toda a Associação.