TRABAJAR EN FORMA DE PROYECTO

          1 . Diagnóstico de la realidad

• Detectar las necesidades y analizar los problemas existentes, sus causas, próximas y lejanas, hasta llegar a la raíz, necesidad prioritaria y dar solución: ¿Qué es lo más urgente que necesitamos atender para generar un cambio en esta realidad?
• Implicar a las personas en el proyecto, escuchar las dificultades y aspiraciones. Es importante que los destinatarios se impliquen y participen en la elaboración del proyecto para que suscite una real autopromoción.

          2. Programación

a) Formulación de objetivos:

Establecer un objetivo general que responda a la necesidad prioritaria detectada y muestre la realidad positiva futura que se quiere conseguir a largo plazo con el proyecto (qué mejora o cambio significativo queremos conseguir a largo plazo) Suele coincidir con el título del proyecto.

Los objetivos se redactan en infinitivo y un para que. Contienen ideas-fuerza presentes en los fines y medios de la Asociación: evangelización, promoción juvenil, prevención, formación de líderes o animadores de comunidades, capacitación profesional, desarrollo comunitario, autopromoción, educación para la solidaridad y el cooperativismo, servicios socio-culturales.

El objetivo general se concreta en objetivos específicos (claros, concretos, evaluables y medibles) que describen los efectos esperados para los beneficiarios. (Qué efectos obtendrán los beneficiarios como resultado del proyecto). Hoy en día, la tendencia es a trabajar con un solo objetivo específico, dado que, en la práctica, cada objetivo específico viene a constituir un proyecto distinto.

          b) Establecimiento de resultados:

Resultados que quieren conseguirse con el proyecto. Metas o productos que la dirección del proyecto debe garantizar durante la vida del proyecto.

          c) Acciones a emprender:

Programación de acciones o intervenciones concretas en las que se aprecie con claridad la relación medios-fines. Descripción de cada una de las actividades correspondientes al objetivo, considerando:

• • Los contenidos: qué pasos concretos implica cada acción.
  • Los métodos concretos: diferentes formas de realizar una actividad. La formación se puede impartir a través de clases, talleres, lectura personal, estudio en grupo.
  • La temporalidad: duración de las acciones. Horas por semana, días y horarios concretos, cantidad de semanas o meses necesarios (fecha de inicio y de final), etc.

           d) Personas y medios:

Elaborar una lista de personas y recursos o medios materiales para ejecutar el proyecto, señalando con cuáles contamos y los que queremos conseguir.

Designar una persona responsable de cada actividad, tomando en cuenta su capacidad para la tarea y su disponibilidad de tiempo. En esta fase, es muy importante trabajar en redes, promover la participación de todas las personas implicadas en el proyecto y contactar con otros grupos que persiguen el mismo objetivo; otras ramas de la familia vicenciana, Cáritas, etc.

Elaborar un presupuesto lo más realista posible, desglosando los gastos de la ejecución del proyecto y los ingresos y aportaciones con los que contamos. El presupuesto se calcula en la moneda local, en dólares americanos ($ US), o euros (€), según el lugar donde vaya a ser presentado. La aportación local no debería ser menor a un 30% del valor total del proyecto. La persona responsable debe ser meticulosa en obtener justificantes de todos los gastos (facturas oficiales y otros), para probar que los gastos están conformes al presupuesto aprobado por el organismo y hacerlo llegar en los plazos establecidos.

           e) Calendario:

Establecer el calendario de nuestro proyecto teniendo presente la duración que hemos asignado a cada una de las actividades, así como para las diferentes etapas o fases del proyecto.

           3. Ejecución-seguimiento

¿Cuándo, cómo y quiénes realizarán cada actividad? A nivel local, regional, nacional. Actividad: metodología, personas, recursos materiales, temporalidad y evaluación.

Asignación de tareas a los participantes:

• • Ordenación cronológica de las tareas.
  • Definición de responsables para la toma de decisiones.

A medida que se ejecuta el proyecto, una persona o equipo se encargará de supervisar el trabajo realizado y establecer maneras muy concretas para evaluar el proyecto con relación a sus objetivos, a los resultados obtenidos y a las realidades nuevas que surgen. ¿Qué resultados concretos se han obtenido mediante la gestión del proyecto? ¿Qué nuevas realidades han surgido a raíz de este proyecto?

Una buena evaluación logra identificar:

• • los resultados positivos y aciertos obtenidos,
  • las dificultades internas encontradas, y
  • los factores externos, fuera del control del proyecto, que han incidido positiva o negativamente en el logro de los objetivos.

Todos los objetivos y resultados deben tener unos indicadores para medir su logro, que pueden ser cuantitativos, cualitativos o de comportamiento. Desde el principio es fundamental reflexionar sobre qué elementos pueden garantizar la continuidad del proyecto: personas, estructuras, financiamiento, colaboradores. El trabajo en forma de proyecto tiene un efecto generador o multiplicador: a partir de los problemas identificados en el análisis de la realidad y de los resultados obtenidos, se pueden crear nuevos proyectos que dan continuidad al primero y/o lo complementan. ¿Hay alguna otra necesidad urgente que debemos atender para dar continuidad al trabajo comenzado?

Para presentar un proyecto a una instancia nacional, continental o internacional, se necesita que la Asociación tenga reconocimiento civil en el país. 

Los organismos pueden ser públicos o privados, civiles o eclesiales. Cada organismo tiene sus propios requisitos y sus prioridades a la hora de otorgar ayudas. Para presentar un proyecto a un organismo eclesial, se necesita que la Asociación tenga un reconocimiento de la Conferencia Episcopal del país o al menos del Ordinario del Lugar, y que el proyecto tenga una dimensión claramente evangelizadora o de servicio. Mientras que un organismo público del Estado, dará prioridad a proyectos que no tengan carácter confesional y que cuenten con un porcentaje claro de participación.

Criterios muy importantes a tener en cuenta:

• En cualquier proyecto bajo la responsabilidad de JMV debe aparecer muy clara la participación económica de la misma Asociación. Necesitamos mentalizar a nuestros miembros que asuman el sostenimiento económico de los proyectos de la Asociación. Si queremos promover la responsabilidad y la cultura de la autopromoción en nuestros proyectos debe aparecer claramente qué intervención tendrán los destinatarios, cuál será su participación y aporte.
• Generalmente, ningún organismo financia más del 70% del coste total de un proyecto, no deberíamos dirigirnos a ningún organismo solicitando ayuda económica si antes no hemos asegurado otras fuentes que nos permitan hacer frente al menos el 30% del coste total.

El Consejo Internacional y Secretariado Internacional crearán un «Servicio de proyectos» en el Secretariado Internacional como una instancia de formación, información y gestión de proyectos para la Asociación. Este servicio es responsable de:

a) Formación e información

Los Consejos Nacionales buscarán los medios para formar a sus miembros en esta metodología de trabajo. El Secretariado Internacional se compromete a:

• Estimular a los Consejos Nacionales y orientarlos en esta tarea,
• Ofrecer recursos de formación a través de la página web,
• Brindar información sobre posibles organismos y agencias de ayuda.

b) Gestión de Proyectos

El «Servicio de proyectos» tiene como prioridad la obtención de recursos para sostener el funcionamiento de JMV a nivel internacional (Consejo y Secretariado): mantenimiento del Secretariado, formación de voluntarios, visitas a los países, encuentros internacionales, publicación de materiales de formación, etc.

Sin embargo, está abierto a orientar a los Consejos Nacionales que desean solicitar ayuda económica a organismos internacionales utilizando el nombre de JMV.

• En cada país, los consejos locales, regionales o provinciales que deseen acceder a subvenciones, deben dialogar previamente con el Tesorero Nacional, quien identificará posibles organismos y personas donantes en el propio país e informará acerca de los requisitos concretos que piden y establecerá las pautas concretas a seguir.
• Anualmente, el servicio de proyectos solicitará a los tesoreros nacionales información sobre la gestión de proyectos en el propio país, logros obtenidos, dificultades, porcentajes de participación de la misma Asociación en los proyectos, etc.
• Para solicitar proyectos de organismos internacionales, tanto civiles como eclesiales, utilizando el nombre de JMV, debe contarse con la autorización por escrito del «servicio de proyectos» de JMV Internacional. Sólo se dará dicha autorización a:

1. Proyectos avalados por Consejos Nacionales estables, que ordinariamente mantienen comunicación regular con el Secretariado.
2. Países donde la Asociación está reconocida canónica y civilmente.
3. Proyectos cuya viabilidad y continuidad esté claramente expresada.
4. Proyectos que ya cuenten con al menos el 30% de la financiación total.

Proyectos en los que se informe con detalle a qué organismos locales, regionales o nacionales (tanto públicos como privados) se ha acudido previamente y qué respuesta han dado. Una vez cumplidos estos requisitos, el «servicio de proyectos» orientará acerca de organismos concretos a los cuales dirigirse y requisitos específicos que piden. Es indispensable que la persona responsable conteste a las peticiones del «Servicio de proyectos» o del organismo que financia, con presteza y proporcionando toda la información complementaria que se le solicite, sin omitir datos. Cuando estos requisitos no se cumplen, el organismo financiador puede considerar abandonado el proyecto y solicitar que le sea devuelto el dinero.

Nuestra intención es estimular a todos nuestros miembros y consejos para asumir esta «nueva» metodología de trabajo, que nos permitirá crecer cualitativamente como Asociación en los años venideros. Es de vital importancia que estas reflexiones lleguen a la base, a cada miembro de los centros locales y grupos, de modo que todos (como Asociación) caminemos en la misma dirección. Encomendamos esta tarea a cada uno de los Consejos Nacionales. Ojalá que cada país pueda tener al menos un encuentro destinado a formar a nuestros miembros en esta línea. Y que podamos contar en el futuro próximo con un responsable de proyectos por cada Consejo Nacional. Mientras tanto, el «Servicio de proyectos» del Secretariado Internacional se encargará de responder a los objetivos para los cuales fue creado, promoviendo esta nueva manera de pensar y hacer en toda la Asociación.