Lignes directrices pour la gestion économique de l'Association
En assumant les enjeux de l’article 5.2.2 du Document Final de la II Assemblée Générale (Paris, 2005), le Secrétariat International vous propose quelques lignes directrices qui faciliteront la bonne gestion économique de l’Association et la transparence dans la gestion des fonds.
Les associations privées à but non lucratif comme la nôtre doivent faire bon usage des outils fournis par la comptabilité pour enregistrer et garder le contrôle des ressources économiques et patrimoniales dont elle dispose, dès le moment où elle existe en tant qu’association.
En quoi consiste ?
Il consiste à tenir un registre des revenus (entrées) et des dépenses (sorties) de trésorerie.
Qui doit le porter ?
La fidélité et la continuité de ce travail secret doivent être entre les mains des directeurs de trésorerie qui ont été chargés de l’administration de l’argent de l’Association, ainsi que la surveillance étroite de l’un des Conseillers. Ce relevé périodique permet de vérifier la bonne utilisation des biens de l’Association ; elle doit donc être appliquée à tous les niveaux organisationnels : conseils nationaux, régionaux, et locaux.
Comment c’est exécuté ?
L’enregistrement des dépenses et des revenus en espèces sera effectué périodiquement et chronologiquement. Il est recommandé de mettre dans la case de détail (concept) toutes les descriptions, de manière concrète, afin qu’elles explicitent dans quelle mesure l’argent a été utilisé. Cette pratique a besoin de discipline et de continuité pour conserver les dépenses et les revenus courants en espèces, épargne, dons, contributions des membres, etc.
La personne chargée de la tenue de ce dossier doit toujours demander ou délivrer l’avenant ou le reçu avec la valeur de la dépense ou du revenu réalisé, et les classer chronologiquement dans différents dossiers.
Rapports
Le responsable de la trésorerie préparera le rapport annuel, résultat des rapports mensuels et trimestriels, pour le présenter au Conseil National et à tous les organes compétents, comme établi par les Statuts Nationaux.
Le résultat du rapport annuel nous permet de voir clairement quel est le bilan. Si le revenu a été supérieur aux dépenses, nous avons de l’argent en notre faveur ; Si le solde est négatif, il y a des dettes à payer, nous devrons donc revoir le budget et analyser la situation économique de l’Association.
Le trésorier enverra une copie du rapport annuel au Directeur du Secrétariat International, de manière confidentielle, comme indiqué dans la section Déterminations Financières du Document Final de la I Assemblée Générale (Rome, 2000).
Nous présentons ci-dessous un modèle de rapport à utiliser.
our une bonne gestion, il est conseillé que les biens patrimoniaux (meubles ou immeubles) possédés par l’Association soient inscrits annuellement dans un inventaire.
Il est nécessaire de déposer les documents prouvant que les biens sont la propriété de l’Association et de tenir une trace des versements effectués à l’Etat (impôts), et des dépenses engendrées par l’entretien desdits biens.
Il est conseillé de créer une commission pour conseiller le Conseil National sur l’administration de ces biens.
Son objectif est d’apporter un soutien financier stable à l’Association, afin qu’elle génère de nouvelles ressources que nous pouvons utiliser dans les différentes activités. Il est recommandé de déposer cet argent dans une banque.
Ratifiant les engagements indiqués à l’article 2 (Déterminations économiques) du Document Final de la I Assemblée Générale (Rome, 2000), nous rappelons que « les comptes bancaires doivent être au nom de l’Association, avec l’état civil nécessaire et le signature et supervision d’un Conseiller National ».
Le Conseil National préparera un document qui déterminera comment ce fonds sera géré et augmenté en fonction de la situation économique du pays.
Selon l’article 5.3.1 du Document Final de la II Assemblée Générale (Paris, 2005), « Nous ratifions tous les engagements économiques de l’Assemblée Générale de Rome-2000, en particulier le processus de la contribution annuelle de chacun des pays membres de l’Association à contribuer une quote-part aux frais de coordination internationale. Tous les centres locaux et chaque jeune doivent contribuer à réaliser cet autofinancement ». Par conséquent, le Conseil National doit sensibiliser les membres à la responsabilité qu’ils ont de contribuer au soutien économique de l’Association.
Une fois les cotisations perçues, le Conseil National les répartira selon la responsabilité assumée avec les différentes instances auxquelles l’Association est affiliée (Secrétariat International, Conseils de la Famille Vincentienne, Organismes ecclésiaux, etc.).
Le Trésorier National fera la promotion de campagnes aux différents niveaux organisationnels de l’Association pour promouvoir l’autofinancement des activités.
Le Conseil National cherchera des moyens d’accéder aux subventions des organisations publiques et privées dans le pays même, par conséquent, la reconnaissance civile de l’Association est nécessaire.
