ORIENTACIONES PARA LA GESTIÓN ECONÓMICA
DE LA ASOCIACIÓN
Asumiendo los desafíos del artículo 5.2.2 del Documento Final de la II Asamblea General (París, 2005), el Secretariado Internacional les ofrece algunas orientaciones que facilitarán la buena gestión económica de la Asociación y la transparencia en el manejo de los fondos.
Las asociaciones privadas sin fines de lucro como la nuestra, deben hacer buen uso de las herramientas que proporciona la contabilidad para registrar y mantener el control de los recursos económicos y patrimoniales con los que cuenta, desde el momento que existe como Asociación.
¿En qué consiste?
Consiste en llevar un registro de los ingresos (entradas) y gastos (salidas) de dinero en efectivo.
¿Quién lo debe llevar?
La fidelidad y continuidad de esta labor sigilosa debe estar en manos de los responsables de tesorería a quienes se les ha confiado la administración del dinero de la Asociación, junto con el seguimiento cercano de alguno de los Asesores. Este registro periódico permite verificar la correcta utilización de los bienes de la Asociación; por lo tanto, se debe aplicar en todos los niveles organizativos: consejos nacionales, regionales, zonales y locales.
¿Cómo se realiza?
El registro de gastos e ingresos en efectivo se realizará de manera periódica y cronológica. Se recomienda poner en el casillero de detalle (concepto) todas las descripciones, de manera concreta, de modo que expliciten en que se ha utilizado el dinero. Esta práctica necesita disciplina y continuidad para tener actualizados los gastos e ingresos en efectivo, ahorros, donativos, aportaciones de los miembros, etc.
La persona encargada de llevar este registro, debe solicitar o emitir siempre el respaldo o recibo con el valor del gasto o ingreso realizado, e ir archivándolos cronológicamente en carpetas diferentes.
¿Para qué este registro?
El responsable de la tesorería elaborará el informe anual, resultado de los informes mensuales y trimestrales, para presentarlo al Consejo Nacional y a todos los órganos competentes, según lo establezcan los Estatutos Nacionales.
El resultado del informe anual nos permite ver claramente cuál es el saldo. Si los ingresos han sido mayores a los egresos tenemos dinero a nuestro favor; si el saldo es negativo, hay deudas por pagar, por lo tanto tendremos que revisar el presupuesto y analizar la situación económica de la Asociación.
El tesorero enviará una copia del informe anual al Director del Secretariado Internacional, con carácter confidencial, según lo indicado en la sección Determinaciones económicas del Documento Final de la I Asamblea General (Roma, 2000).
Les presentamos a continuación un modelo de informe a utilizar.
Para una buena gestión, se aconseja que los bienes patrimoniales (muebles o inmuebles) propiedad de la Asociación sean registrados anualmente en un inventario.
Es necesario archivar los documentos que acrediten que los bienes son propiedad de la Asociación y llevar un registro de los pagos realizados al Estado (impuestos), y de los gastos generados por el mantenimiento de dichos bienes.
Es aconsejable crear una comisión que asesore al Consejo Nacional en la administración de estos bienes.
Tiene como objetivo dar un respaldo económico estable a la Asociación, para que genere nuevos recursos de los cuales podamos hacer uso en las diferentes actividades. Se recomienda depositar este dinero en un banco.
Ratificando los compromisos indicados en el Art. 2 (Determinaciones económicas) del Documento Final de la I Asamblea General (Roma, 2000), recordamos que «las cuentas bancarias deben estar a nombre de la Asociación, con los registros civiles necesarios y la firma y supervisión de algún Asesor Nacional».
El Consejo Nacional elaborará un documento donde se determine la forma como se va a gestionar e incrementar este fondo de acuerdo a la situación económica del país.
Según el Art. 5.3.1 del Documento Final de la II Asamblea General (París, 2005), «Ratificamos todos los compromisos económicos de la Asamblea General de Roma-2000, especialmente el proceso de la contribución anual de cada uno de los países miembros de la Asociación para contribuir con una cuota a los gastos de la coordinación internacional. Todos los centros locales y cada joven deben contribuir para lograr esta autofinanciación». Por ello, el Consejo Nacional debe concienciar a los miembros de la responsabilidad que tienen para contribuir al sostenimiento económico de la Asociación.
Una vez recaudadas las cuotas de los miembros, el Consejo Nacional las distribuirá según la responsabilidad asumida con las distintas instancias a las que la Asociación está afiliada (Secretariado Internacional, Consejos de la Familia Vicenciana, Organismos de la Iglesia, etc).
El Tesorero Nacional impulsará campañas a los distintos niveles organizativos de la Asociación para promover la autofinanciación de las actividades.
El Consejo Nacional buscará maneras de acceder a subvenciones de organismos públicos y privados en el ámbito del propio país, por ello, es necesario el reconocimiento civil de la Asociación.
