Travailler sous forme de projets

          1 . Diagnostic de réalité

• • Détecter les besoins et analyser les problèmes existants, leurs causes efficientes et secondaires, (jusqu’au fond de problèmes), (le besoin prioritaire) et apporter une solution. Quelle est l’urgence à laquelle nous devons nous occuper pour générer un changement dans cette réalité?
  • Impliquer les personnes dans le projet, écouter les difficultés et les aspirations. Il est important que les concernés s’impliquent et participent à l’élaboration du projet afin de susciter une véritable autopromotion.

          2. Planification

a) Formulation des objectifs :

Établir un objectif général qui répond au premier besoin détecté et qui montre un meilleur avenir qu’on souhaite atteindre à long terme avec le projet (Quelle évolution ou changement significatif voulons-nous réaliser à long terme ?). Généralement, cela correspond avec le titre du projet.

Les objectifs sont écrits à l’infinitif et un «afin que» est utilisé. Ils contiennent des idées générales présentées dans les moyens et les buts de l’Association : évangélisation, promotion des jeunes, prévention, formation de «leaders» ou des animateurs communautaires, formation professionnelle, développement communautaire, autopromotion, éducation à la solidarité et à la coopération, services socio-culturels.

L’objectif général se réalise dans des objectifs spécifiques (clairs, concrets, évaluables et mesurables) qui présentent des effets attendus pour les concernés. (Quels effets les bénéficiaires obtiendront-ils à la suite du projet ?). Actuellement, l’intention c’est de travailler avec un seul objectif spécifique, étant donné que, en pratique, chaque objectif spécifique va à générer un projet différent. 

          b) Résultats attendus :

Des résultats qu’on veut atteindre avec le projet. But ou résultats que la gestion du projet doit garantissez pendant la réalisation du projet même.

          c) Actions à mener :

Planification des actions ou interventions concrètes dans lesquelles on précise clairement la relation moyen et finalité. Description de chacune des activités correspondantes au but, considérant :

• • Les contenus: quelle étape concrète concerne chaque action ?
  • Des méthodes concrètes: différentes façons de réaliser une activité. La formation est transmise à travers de cours en classe, ateliers, lecture personnelle, étude en groupe.
  • Le délai: durée des activités. Heures par semaine, jours et horaires concrets, nombre de semaines ou mois nécessaires (Date de début et fin), etc.

           d) Personnel et moyens :

Élaborer une liste de personnel, ressource ou matériel pour réaliser le projet désigné que nous voulons réaliser.

Désigner une personne comme responsable de chaque activité, prendre en considération sa capacité envers son devoir et disponibilité selon le temps. Dans cette phase, il est important de travailler en réseaux, promouvoir la participation de toutes les personnes impliquées dans le projet et rester en contact avec les autres groupes qui ont le même objectif; autre branche de Famille Vincentienne, Caritas, etc

Élaborer un devis concret plus faisable, détaillant les coûts de mise en œuvre du projet et les revenus et contributions dont nous disposons. On fait le devis en monnaie locale, en dollar américain ($), ou euro (€), en fonction du lieu de présentation. L’apport bénéficiaire ne doit pas être moins de 30% du coût total du projet. Le responsable doit vérifier et avoir des pièces justificatives de toutes les dépenses (factures originales ou autres), pour justifier que les dépenses sont conformes au devis approuvé par l’organisme et en faisant un rapport en temps.

           e) Calendrier :

Établir un calendrier de notre projet tenant compte le délai qu’on a établi pour chacune activité, ainsi pour les différentes étapes ou phases du projet.

           3. Exécution-suivi

Quand, comment et qui réalisera chaque activité ? Au niveau local (sur terrain), régional, national. Activité : méthode, ressources humaines, matériels, délai et évaluation.

Désignation de responsabilité aux participants:

• • Organigramme de responsabilité.
  • Désignation de responsables qui prennent de décisions.

En fur et à mesure de la réalisation du projet, une personne ou une équipe s’occupe de superviser le travail réalisé et établir une manière plus concrète pour évaluer le projet en relation avec ses objectifs, aux résultats obtenus et aux nouvelles réalités qui surviennent. Quels résultats concrets ont été obtenus en gérant le projet? Quelles nouvelles réalités ont surgies après ce projet?

Une bonne évaluation peut identifier :

• • Les résultats positifs et certains obtenus,
  • Les difficultés internes rencontrées, notamment
  • Les facteurs externes, indépendants de la volonté du projet, qui ont eu un impact positif ou négatif sur la réalisation des objectifs.

Tous les objectifs et résultats doivent avoir des indicateurs pour évaluer leur réussite, qui peuvent être quantitatifs, qualificatifs ou de comportement. Dès le début, il est fondamental de réfectionner sur quels éléments peuvent garantir la continuité du projet : personnel, structures, financement, collaborateurs. Le travail sous forme de projet a un effet générateur ou multiplicateur : à partir des problèmes détectés dans les analyses des réalités et les résultats obtenus on peut former un nouveau projet qui va assurer la continuité du premier et/ou le complète. Y a-t-il autre nécessité urgente qu’on doit attendre pour continuer le travail qu’on a commencé ?

Pour présenter un projet à une instance nationale, continentale ou internationale, l’Association doit avoir une reconnaissance civile dans le pays. 

Les organisations peuvent être publiques ou privées, civiles ou ecclésiales. Chaque organisme a ses propres exigences et priorités lors de l’octroi d’aides. Pour présenter un projet à un corps ecclésial, l’Association doit avoir la reconnaissance de la Conférence épiscopale du pays ou au moins de l’Ordinaire du lieu, et que le projet a clairement une dimension évangélisatrice ou de service. En tant qu’organisme public de l’État, il privilégiera les projets qui n’ont pas de caractère confessionnel et qui ont un pourcentage clair de participation.

Critères très importants à prendre en compte :

• Dans tout projet sous la responsabilité de JMV, la participation économique de l’Association, elle-même doit apparaître très clairement. Nous devons éduquer nos membres pour qu’ils assument le soutien financier des projets de l’Association. Si nous voulons promouvoir la responsabilité et une culture d’autopromotion dans nos projets, il doit être clair quelle intervention auront les destinataires, quelle sera leur participation et leur contribution.
• Généralement, aucune agence ne finance plus de 70% du coût total d’un projet, nous ne devons contacter aucun organisme demandant une aide financière si nous n’avons pas préalablement obtenu d’autres sources nous permettant de couvrir au moins 30% du coût total.

Le Conseil International et le Secrétariat International créeront un « Service de Projets » au sein du Secrétariat International comme instance de formation, d’information et de gestion de projet pour l’Association. Ce service est chargé de :

a) Formation et information

Les Conseils Nationaux chercheront les moyens de former leurs membres à cette méthodologie de travail. Le Secrétariat International s’engage à :

• Encourager les Conseils Nationaux et les guider dans cette tâche,
• Proposer des ressources de formation via le site Web,
• Fournir des informations sur les agences et agences d’aide potentielles.

b) Gestion de projets

Le « Service de Projets » a pour priorité d’obtenir des ressources pour soutenir le fonctionnement de la JMV au niveau international (Conseil et Secrétariat) : entretien du Secrétariat, formation de volontaires, visites dans les pays, réunions internationales, publication de matériel de formation, etc.

Cependant, il est ouvert à l’orientation pour les conseils nationaux qui souhaitent demander une aide financière aux organisations internationales en utilisant le nom de JMV.

• Dans chaque pays, les conseils locaux, régionaux ou provinciaux qui souhaitent accéder aux subventions doivent avoir un dialogue préalable avec le Trésorier National, qui identifiera les organisations et les personnes donateurs potentiels dans leur propre pays et informera sur les exigences spécifiques qu’ils demandent et établira les directives spécifiques à suivre.
• Annuellement, le « Service de Projets » demandera aux trésoriers nationaux des informations sur la gestion des projets dans leur pays, les réalisations obtenues, les difficultés, pourcentages de participation de la même Association dans les projets, etc.
• Pour solliciter des projets auprès d’organisations internationales, tant civiles qu’ecclésiales, utilisant le nom JMV, vous devez avoir l’autorisation écrite du « Service de Projets » de JMV International. Cette autorisation ne sera donnée qu’à :

1. 1. Projets approuvés par des Conseils nationaux stables, qui maintiennent normalement une communication régulière avec le Secrétariat.
   2. Pays où l’Association est reconnue canoniquement et civilement.
   3. Projets dont la viabilité et la continuité sont clairement énoncées.
   4. Projets qui ont déjà au moins 30% du financement total.
   5. Projets dans lesquels des informations détaillées sont fournies sur les organismes locaux, régionaux ou nationaux (tant publics que privés) qui ont été préalablement consultés et la réponse qu’ils ont apportée. Une fois ces exigences remplies, le « Service de Projets » fournira des conseils sur les organisations spécifiques à contacter et les exigences spécifiques qu’elles demandent. Il est essentiel que le responsable réponde aux demandes du « Service de Projets » ou de l’organisme de financement, dans les meilleurs délais et en fournissant toutes les informations complémentaires demandées, sans omettre de données. Lorsque ces exigences ne sont pas remplies, l’agence de financement peut considérer le projet abandonné et demander que l’argent lui soit restitué.

Notre intention est de stimuler tous nos membres et conseils à assumer cette « nouvelle » méthodologie de travail, qui nous permettra de grandir qualitativement en tant qu’Association dans les années à venir. Il est d’une importance vitale que ces réflexions atteignent la base, chaque membre des centres et groupes locaux, afin que nous marchions tous (en tant qu’Association) dans la même direction. Nous confions cette tâche à chacun des Conseils Nationaux. Espérons que chaque pays puisse avoir au moins une réunion destinée à former nos membres dans cette ligne. Et que nous pourrons compter sur un chef de projet pour chaque Conseil National dans un futur proche. Parallèlement, le « Service de Projets » du Secrétariat International sera chargé de répondre aux objectifs pour lesquels il a été créé, en promouvant cette nouvelle façon de penser et de faire dans l’ensemble de l’Association.